江苏省劳动和社会保障厅江苏省档案局
关于印发《江苏省机关事业单位养老保险业务档案管理暂行办法》的通知
苏劳社〔 2004 〕 25 号
各市、县（市、区）劳动和社会保障局、档案局：
全省开展机关事业单位养老保险制度改革以来，各地按照国家和省有关档案管理的规定，在参保单位和参保职工的养老保险业务档案管理工作方面取得了一定的成绩，为进一步规范和完善养老保险业务档案的管理，提升档案管理的标准化和现代化水平，现将《江苏省机关事业单位养老保险业务档案管理暂行办法》印发给你们，希认真贯彻执行。

二○○四年六月七日

江苏省机关事业单位养老保险业务档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为加强全省机关事业单位养老保险业务档案（以下简称养老保险档案）的管理，有效地保护和利用档案，促进养老保险档案管理工作的标准化和规范化，为机关事业单位社会保险事业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《社会保险费征缴暂行条例》和《江苏省机关事业单位社会保险业务规程（暂行）》等规定，结合我省机关事业单位养老保险经办工作的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的养老保险档案，是指各级机关事业单位社会保险经办机构（以下简称经办机构）在办理养老保险业务工作中所形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 养老保险档案真实记录了经办机构从事养老保险业务工作的过程，是国家档案的重要组成部分，也是做好养老保险工作的重要依据和必要条件。养老保险档案管理工作是经办机构业务管理工作的重要组成部分，各级经办机构应遵循档案集中统一管理的原则，把养老保险文件材料整理归档工作列入有关人员岗位责任制，加强对养老保险档案的管理，确保养老保险档案的完整、安全，并积极提供利用，为机关事业单位养老保险工作服务。

第四条 养老保险档案管理工作由各级经办机构具体负责，在业务上接受同级档案行政管理部门和劳动保障行政部门的监督和指导。

第五条 本办法适用于本省各级经办机构。

第二章 档案机构及职责

第六条 各级经办机构必须重视档案工作，应配备专职或兼职的档案管理人员，有条件的地区，经办机构可单独设立档案管理科（室）。配备的档案管理人员须符合政治可靠、档案事业心强、熟悉档案管理的法律、法规和业务知识，胜任档案工作并具有大专以上文化程度等条件。从事档案管理工作的人员应保持相对稳定。

第七条 档案管理人员的主要任务

1、指导本级经办机构各职能科室做好养老保险档案资料的收集、整理、归档工作；

2、集中统一管理本级经办机构在业务经办过程中形成的养老保险档案；

3、提高档案利用率，为机关事业单位社会保险各项业务和管理工作服务；

4、按照有关规定，组织对超过保管期限的档案进行价值鉴定。

第三章 资料的收集、整理、归档

第八条 凡是在养老保险业务经办工作中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的材料均应收集齐全。养老保险文件材料归档范围见附录。

第九条 养老保险文件材料形成归档要求：

应字迹清楚，不得使用不耐久字迹材料书写，签字手续完备。

归档的材料要拆除金属物，对破损、小于、大于 A4面的材料，要修补、裱贴、折叠、复制。

第十条 养老保险文件材料整理要求：

社保登记类、参保人员类、申报结算类、待遇类、保险关系转停类的养老保险归档文件材料按件整理。

1、按“参保单位-年度”进行分类。

2、一般一份文件为一件，各类表单与其证明材料为一件，未装订的同一种格式的表格，可以一定的单位组合为一件。

3、养老保险归档文件材料按件使用不锈钢钉装订。

4、同一单位同一年度养老保险文件材料中，件的排列应依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、待遇类、保险关系转停类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后，结论性材料在前，证据性材料在后。

养老保险归档文件材料按件编制归档号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

将归档文件按件号顺序装入档案盒，同一参保单位的归档文件可按年度顺序混年装盒。

归档文件必须按规定编制归档文件目录。

有关盒内文件资料的情况说明，应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间填上。

上述五大类材料按“一户一档”的方式管理。

第十一条稽核类、行政争议类、信访类、统计报表类、声像、会计、计算机系统和数据库管理资料等文件材料，按机关相应的档案整理方法进行整理。

第十二条养老保险档案的保管期限暂定为长期。 养老保险经办业务中形成的会计档案，保管期限在原规定的年限上延长十年。

第四章 档案的管理和利用

第十三条经办机构应建立养老保险档案管理计算机查询系统，提高档案管理的现代化水平。

第十四条经办机构应按国家有关规定配置专用档案库房和必要的档案防护设施，特殊载体档案应当采取特殊保护措施。档案库房应做到防盗、防火、防水、防潮、防虫（鼠）、防高温、防强光、防尘等“八防”，周围严禁存放易燃易爆物品，保证档案的安全。

第十五条档案管理人员必须保护档案，发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹模糊，要及时采取措施，进行修补、粘贴、复制或作其他技术处理。

第十六条对保管期届满的档案应按国家有关规定进行鉴定。对到期档案的鉴定结果及处理意见应报劳动保障行政部门分管领导审批。

第十七条对决定销毁的档案由档案管理人员编造销毁清册，经劳动保障行政部门负责人审查批准，按规定销毁，销毁清册应立卷存档。

第十八条各级经办机构应当制定养老保险档案查阅利用制度，档案管理人员应依据查阅利用制度进行登记，提供档案查阅利用服务。

对借阅的养老保险档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱，如发现上述情况，应报告主管领导并依法追究法律责任。

第十九条经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖经办机构档案管理部门证明专用章，与档案原件具有同等效力。

第五章 附则

第二十条本办法自下发之日起执行。

附录 江苏省机关事业单位社会保险经办机构业务资料归档范围

一、社保登记类

1、《江苏省机关事业单位社会保险登记表》

（ 1）批准成立单位的文件（复印件）

（ 2）登记管理机关颁发的登记证书（复印件）

（ 3）组织结构代码证（复印件）

（ 4）基本帐户开户许可证（复印件）

2、《江苏省机关事业单位社会保险登记变更申请表》及相关的证明、文件和资料

3、《江苏省机关事业单位社会保险登记注销申请表》及相关的证明、文件和资料

4、《江苏省机关事业单位社会保险登记年检表》

二、参保人员类

5、《江苏省机关事业单位养老保险参保人员花名册》

6、《江苏省机关事业单位养老保险离退休人员花名册》

7、《江苏省机关事业单位工作人员养老保险手册领取花名册》

8、《江苏省机关事业单位养老保险参保人员增减花名册》

9、《江苏省机关事业单位养老保险离退休人员增减花名册》

三、申报结算类

10、《江苏省机关事业单位养老保险费申报表》（国家机关工作人员）

11、《江苏省机关事业单位养老保险费申报表》（事业单位工作人员）

12、《江苏省机关事业单位养老保险待遇申报表》

13、《江苏省机关事业单位养老保险基金结算（征收、拨付）凭证》及有关资料

四、待遇类

14、《江苏省机关事业单位参保人员养老保险待遇审核表》

（ 1）机关事业单位退休人员审批表（复印件）

（ 2）办理提前退休的有关证明材料（复印件）

（ 3）提高退休待遇的有关证明材料（复印件）

15、《江苏省机关事业单位离退休人员养老保险待遇调整审批表》

16、《江苏省机关事业单位离退休人员养老保险待遇调整名册》

五、养老保险关系转停类

17、《江苏省机关事业单位工作人员养老保险关系转移表》

（ 1）职工《辞职申请表》和《辞职证明书》（复印件）

（ 2）《辞退证明书》（复印件）

（ 3）单位开除职工的决定（复印件）

（ 4）单位对职工自动离职的处理决定（复印件）

（ 5）解除或终止劳动合同的有关证明材料（复印件）

（ 6）组织、人事、劳动部门的调令（复印件）

18、社会养老保险关系转移表

（ 1）组织、人事、劳动部门的调令（复印件）

（ 2）招收、录用职工的证明材料 （复印件）

19、一次性领取个人缴费申请表

（ 1）职工出国定居有关证明材料（复印件）

（ 2）职工死亡、火化证明材料（复印件）

20、封、启养老保险关系申请及有关材料

六、稽核类

21、江苏省机关事业单位社会保险稽核整改意见书

22、江苏省机关事业单位社会保险稽核通知书

23、江苏省机关事业单位社会保险稽核工作记录

24、江苏省机关事业单位社会保险稽核情况告知书

25、离退休人员生存状况调查表和职工生存证明等有关材料

26、稽核工作中形成的照片、录音、录相资料

七、社会保险行政争议处理类

27、社会保险行政争议复查的申请、登记、受理、审理、复查决定、送达等有关资料

八、信访处理有关材料

28、群众来信来访调查处理上报材料

29、群众来信，包括上级有关部门转办信件和领导批办信件

30、群众来访接待记录

九、统计报表类

31、本级经办机构按规定上报的各类月报、季报和年报及报表分析资料

32、下级经办机构按规定报送的各类月报、季报和年报及报表分析资料

十、 会计类

33、会计凭证、会计账簿、财务报告及其他应当保存的会计核算资料

十一、计算机系统和数据库管理类

34、计算机系统软件设计、修改、升级、使用有关资料

35、计算机系统操作管理权限设定有关资料

36、数据库资料备份光盘

十二 、其他

37、经办机构按规定收回的《职工养老保险手册》

38、江苏省机关事业单位工作人员养老保险视同缴费证明存根

39、江苏省机关事业单位社会保险费催缴通知书回执

上述没有列举的业务资料，各经办机构可以根据实际情况收集归档。